Checklist evenement organiseren

Evenement organiseren

Tips en ideeën bij de organisatie van uw evenement in één checklist

Checklist evenement organiseren

Voor een goede voorbereiding is het handig om een  checklist te gebruiken. Met de checklist van Summit wordt het organiseren van een evenement wel heel erg makkelijk. Een evenement organiseren in slechts 10 stappen, zodat u echt niets over het hoofd ziet. Want er komt heel wat kijken bij het goed en overzichtelijk organiseren van een onvergetelijk evenement.

Checklist
Bij de voorbereidingen kunt u gebruik maken van onderstaande checklist. Voor meer informatie, advies of om ideeën op te doen, kunt u altijd contact opnemen met een van onze Event Designers op telefoonnummer 088-4249000.

1. Samenstelling organisatiecomité 
o Zoek mensen van verschillende afdelingen en leeftijden.
o Stel de hoofdverantwoordelijke aan.
o Stel de budgetverantwoordelijke aan.
o Definieer de taken van de overige leden.
o Regel compensatie voor de leden van het team in verband met het bezoeken van een locatie, een afspraak met een cateraar etc.
o Maak afspraken over het volbrengen van opgedragen taken.
o Stel deadlines.

2. Voor aanvang
o Ga na wat de aanleiding van uw evenement is.
o Definieer vervolgens de doelstellingen van uw evenement.
o Stel het budget vast wat beschikbaar is voor het evenement.
o Bepaal de vorm ofwel het soort evenement.
o Benoem de aard of het karakter van uw evenement.
o Maak een profiel van uw gasten.

3. Intern organiseren of uitbesteden
o Bedenk of er intern genoeg tijd is vrij te maken om het evenement te organiseren.
o Ga na of het budget toereikend is om de organisatie (van bepaalde programmaonderdelen) uit te besteden.
o Onderzoek of er genoeg kennis en ervaring in huis is om het evenement zelf te organi-seren.
o Vraag u af of uw bedrijf de organisatorische en financiële risico’s kan dragen.

4. Leveranciers inschakelen
o Vraag referenties van leveranciers en check deze.
o Bezoek beurzen, lees (vak)tijdschriften, zoek op internet, pluis dit jaarboek en dergelijke uit op potentiële leveranciers.
o Maak afspraken voor oriëntatiegesprekken met leveranciers.
o Vraag verschillende offertes aan.
o Stel een contract op en vraag naar leveringsvoorwaarden.
o Stel een begroting op.

5. Draaiboek samenstellen
o Stel een draaiboek samen waarin u per kolom opneemt: tijd, plaats, activiteit/programmaonderdeel, verantwoordelijke voor dat onderdeel en/of betrokken leverancier. Houd ruimte voor aantekeningen.
o Stel een lijst op met alle mensen die meewerken aan het evenement, vermeld hierbij de telefoonnummers en stuur die naar alle medewerkers.
o Houd tenminste één keer een operationele vergadering waarbij het organisatieteam en alle leveranciers aanwezig zijn.

6. Tijdens het evenement
o Leg het draaiboek bij alle betrokkenen neer.
o Zorg dat één persoon de regie in handen heeft.
o Zorg dat de regisseur bevoegd is om à la minute beslissingen te nemen.
o Zorg voor één persoon die fungeert als aanspreekpunt voor alle leveranciers.
o Zorg voor gastheren/-vrouwen.

7. Na afloop
o Stuur bedankbrieven aan sprekers, artiesten, leveranciers et cetera.
o Stuur een herinnering aan de gasten (bijvoorbeeld een foto-impressie van het evenement).
o Stel een persbericht op en stuur dat naar (lokale) redacties van verschillende media.
o Werk het draaiboek bij voor een volgende keer.
o Maak een financieel eindverslag.
o Maak een verslag van het evenement voor het personeelsblad of de externe nieuwsbrief.

8. Draaiboek
Met alleen een lijstje met programma-onderdelen, bent u er nog lang niet. Omdat een goed lopend programma staat of valt met een gedegen voorbereiding en perfecte afstemming tijdens het evenement zelf, dient u altijd een draaiboek op te stellen.
Een draaiboek is niets meer dan een logische opsomming van alle feiten en afspraken die gemaakt zijn in het kader van een bepaald evenement. Meestal maakt u twee draaiboeken: een beknopte versie voor de leveranciers, en een voor de betrokken medewerkers. Het beste kunt u werken met kolommen:

  • Wanneer (tijd)
  • Waar (locatie)
  • Wie (verantwoordelijk)
  • Wat (activiteit)

9. Denk ook aan…
Bedenk dat de medewerkers die betrokken zijn bij een evenement elkaar in veel gevallen niet kennen. Het beste kunt u vóór het evenement een operationele vergadering organiseren waarbij alle betrokken medewerkers worden uitgenodigd. Zo’n vergadering is niet alleen nuttig als kennismaking, maar bevordert ook de samenwerking tijdens uw evenement.
Maak in het draaiboek een aparte pagina met telefoonnummers van alle betrokkenen (en eventueel functievermeldingen) en zorg er ook voor dat in het draaiboek een plattegrond zit – met vluchtwegen.

10. Behoud het overzicht…
Het definitieve draaiboek is een complex samenspel van feiten, afspraken, briefings, research, begrotingen, vergaderingen, concepten, contracten en nog veel meer. Een draaiboek wordt opgesteld aan de hand van een programma. Zorg voordat u aan de slag gaat met het draaiboek, dat u alle feiten op een rij heeft en geen enkel detail over het hoofd ziet. Neem ruim de tijd voor het maken van een draaiboek; u bent afhankelijk van derden en zult voor de volle honderd procent zeker moeten zijn dat de juiste leveranciers, instanties en medewerkers ‘geboekt’ staan. Pas als u het gevoel heeft dat alle radertjes in elkaar passen en niks aan het toeval wordt overgelaten, kunt u met een gerust hart het evenement beginnen.

Succes met het organiseren van uw evenement.

Contact opnemen

Het team van evenementenbureau Summit Sports & Events staat u graag te woord!

Neem contact op